#5 5 sposobów na udaną Retrospektywę
Dziś zagłębiamy się w temat Retrospektyw – tych istotnych, ale zbyt często pomijanych spotkań. W naszej pracy spotykamy się z powtarzalnymi schematami i wyzwaniami. Czy zastanawialiście się, dlaczego retrospektywy są jak klucz do zmiany tego stanu rzeczy? Rozmawiamy o powszechnych zarzutach, jakie kierowane są w stronę tych spotkań oraz jakie są sposoby na ich efektywne prowadzenie. Przyjrzymy się, jak dostosować podejście do retrospektyw do specyfiki zespołu i wydobyć z nich prawdziwą wartość. Zapraszamy do słuchania!
Tu Kaja i Dawid. Poniżej znajdziesz ogólny zapis naszej rozmowy. Jednak jest to jedynie część tego co poruszaliśmy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej i poznać wszystkie szczegóły, serdecznie zapraszam do wysłuchania całości 🙂
Dawid
Jeśli uczestniczysz w konferencjach leanowych to pewnie zauważyłeś, że jest taka niepisana zasada, że przynajmniej jeden prelegent w swoim wystąpieniu używa takiego jednego obrazka. Ten obrazek przedstawia dwóch jaskiniowców, którzy z wysiłkiem ciągną jakieś pudło, pełne ciężkich rzeczy, widać, że chłopom to sprawia wysiłek. Jest też trzeci jaskiniowiec, ten mądry, który proponuje im zamontowanie kół do tego pudła ale chłopaki odpowiadają – No thanks. We are to busy. Nie wiem ile ten obrazek ma lat, ale myślę, że whisky z tego rocznika są mega drogie. Mówię o tym dlatego, bo pomimo tego, że ten obrazek jest tak stary jak Ci jaskiniowcy to dalej jest aktualny.
Kaja
Uwielbiam ten obrazek! Dobrze, że mi o nim przypomniałeś! Jest tak prawdziwy w naszej rzeczywistości, że nie wiem czy bardziej mnie śmieszy czy smuci! Dokładnie to słyszymy gdy pytamy zespoły kiedy ostatnio się zatrzymały i przyjrzały swojej pracy. Najczęściej słyszymy, że na Retro to w sumie nie ma czasu bo są zarobieni! Jak już się pewnie domyślacie to dzisiaj właśnie o tej cudownej retrospektywie chcemy wam opowiedzieć.
Dawid
Okej, jeśli jesteście naturszczykami w tych tematach to przyda się kilka słów wyjaśnienia, czym jest retro, czyli inaczej Retrospektywa. Warto też powiedzieć czym retro nie jest, ale o tym powiemy później. Nie będę wymyślał żadnych wyszukanych definicji tylko od razu zacytuję Scrum Guida – „Retrospektywa Sprintu jest okazją dla Zespołu Scrumowego do przeprowadzenia inspekcji swoich działań i opracowania planu usprawnień, który zostanie wcielony w życie w najbliższym Sprincie”. Konkretna definicja, bardzo mi się podoba. Co to oznacza w praktyce? Analizujemy pracę we właśnie zakończonym sprincie, zarówno jeśli chodzi o procesy jak i współpracę z członkami zespołu i na podstawie nasze,j jakże głębokiej refleksji, wprowadzamy usprawnienia w kolejnym sprincie. Mogą tutaj wychodzić najróżniejsze rzeczy. Od czysto kaizenowych usprawnień procesów, po rozwiązanie sytuacji konfliktowych w zespole.
Kaja
Zacznijmy od podstaw. Myślimy o retro jako o spotkaniu/ wydarzeniu którego cel już znamy to kiedy powinniśmy je robić?
W zespołach scrumowych mamy jasność. Retrospektywa jest ostatnim wydarzeniem w Sprincie dla całego zespołu, Scrum Guide mówi, że czas trwania to maksymalnie trzy godziny dla miesięcznego Sprintu. pamiętajcie, że nie trzeba zawsze wykorzystywać 3h. Jak macie krótszy Sprint np. dwutygodniowy, to śmiało dostosujcie wtedy długość wydarzeń czyli skróćcie. Zamykamy Sprint Review i przechodzimy do Sprint Retrospective tak by na Planningu, jeśli jest potrzeba, dodać jakieś akcje z Retro do Backlogu. W Kanbanie mamy podobne wydarzenie – Flow Review, czyli przegląd przepływu, którego celem jest ilościowe i jakościowe zrozumienie przepływu. Czyli chcemy popracować nad usprawnieniami, przewidywalnością i komunikacją. Wracając do tego, kied,y a raczej jak często – zależy to zazwyczaj od typu zadań nad którymi pracujemy. Jeśli dostarczamy szybko i często wtedy powinniśmy planować Flow Review też w miarę często, co tydzień lub dwa. Jeśli dostarczamy wolniej i większe rzeczy, wtedy spokojnie możemy ten czas wydłużyć i spotykać się co dwa do 4 tygodni.
A jeśli nie pracujemy w żadnych z tych frameworków? Dalej możemy a nawet powinniśmy planować spotkania o podobnym celu- najlepiej regularnie. W jakich odstępach i jak długie ? Zabrzmię teraz jak prawdziwy coach – To zależy. Eksperymentujcie, na pewno znajdziecie złoty środek.
W ramach przygotowania do tego odcinka zebraliśmy najczestsze zarzuty padające pod adresem rozsławionej w naszym środowisku Retrospektywy – oto najpopularniejsze z nich.
Dawid
Okej, pierwsze to co słyszałem i wrzucę kilka podobnych stwierdzeń do jednego worka. Nie ma nowych tematów co Sprint, lepiej robić takie spotkania rzadziej. Dodajemy do tego to, że retrospektywa jest mało ważna i należy ją przesuwać by mieć czas na inne ważniejsze spotkania. Wiesz Kaja, mam jakąś awersję do stwierdzeń – ważne spotkania. Nie słyszałem nikogo kto by powiedział. „Słuchaj, mam dziś mało ważne spotkanie” ale mniejsza z tym. Myślę, że nie ma co dyskutować z tym stwierdzeniem. Ja bym je traktował jako trop i miejsce w którym warto podążyć. Zadać pytania – Dlaczego jest mało ważna?
Mam pewne założenie, że takie retro może być nieefektywne dlatego taki statement więc próbowałbym dojść do przyczyny źródłowej i tam szukał rozwiązania. A odnośnie tego, że nie ma nowych tematów co Sprint… Mam dosyć ortodoksyjne podejście, uważam, że każda praca może zostać wykonana lepiej, na każdym etapie – kaizen głęboko w moim sercu. Więc to nie jest tak, że dopiero robimy Retro jak coś się sypnie albo jest kwas w teamie. Nawet jeśli wydaje nam się, ze jest git to dalej jest miejsce na improvementy. Nie marnujmy tego.
Kaja
Po co nam retrospektywy, skoro nie mamy na nic wpływu. Rzeczy, które nas blokują są poza naszym zasięgiem wpływów. Bo z tym klientem to my nie mamy kontaktu, a tamte zasady bezpieczeństwa są nie do ruszenia, bo zespół, z którym pracujemy nie spełnia swoich obowiązków! Słyszałam to milion razy! Po pierwsze, ja może bardzo naiwnie, ale nie wierzę, że są rzeczy, na które tak całkiem nie mamy wpływu. Po drugie, zawsze możemy spróbować zastanowić się jak sobie ułatwić to życie i na co my mamy wpływ. Może jesteśmy w stanie zrobić jakiś obejście do tych okropnych wytycznych bezpieczeństwa, może są jakieś małe rzeczy, które nie usuną problemu, ale ułatwią nam pracę z nim.
Dawid
Co mamy następne? Retrospektywy to tylko czcze gadanie nic się po nich nie zmienia. To jest piękne. I znowu, nie walczyłbym z tym tylko potraktował jako znak. I to mega wyraźny. No jeśli ktoś mówi, że to tylko czcze gadanie i nic się nie zmienia to znaczy, że nic się nie zmienia, a chodzi o to żeby się zmieniło na lepsze, prawda? Ciężko mi cokolwiek wyrokować po jednym zdaniu, ale taki zespół, albo nie ustawia działań w oparciu o retro, albo takie działania ustawia ale nie podejmuje akcji. Może być jeszcze tak, że do tych akcji nie wraca i nie sprawdza czy przyniosły zamierzony skutek. Bo przecież nie zawsze tak jest, że to co akurat tego dnia wymyślimy, z pewnością rozwiąże problem. Może trzeba będzie dostosować działania o nowe informacje i uwaga… wiecie… być Agile. Kaja, to co mamy następne w kolejce?
Kaja
Retrospektywy to spotkania na zabawy wymyślone przez Scrum Mastera. To często się słyszy, gdy Scrum Master stara się właśnie wejść na wyżyny kreatywności i wypróbowuje coraz to nowe scenariusze, energizery czy icebreakery. Czasami fajnie jest wyjść z czymś innym, ale może nie na to powinniśmy stawiać największy nacisk. Nie każdy chce co dwa tygodnie mówić jaką jest księżniczką Disney’a ?
Dawid
Okej, ale skończmy z sianiem defetyzmu i zacznijmy mówić o tym jak nasze Retro poprawić. Kaja, jaki jest punkt pierwszy?
Kaja
Dopasuj scenariusz do odbiorcy
W internecie scenariuszy na retrospektywę znajdziecie milion od bardzo prostych – Start, Stop Continue, przez zdecydowanie bardziej kreatywne jak tworzenie swojego superbohatera. To co przy wyborze scenariuszy jest ważne, to przede wszystkim grupa odbiorców, ale też wasze preferencje jako facylitatora. My z Dawidem pewnie mamy nieco inne swoje ulubione scenariusze. Dawid mówiłeś że lubisz ten z motywem księżniczek Disney’a? 😉
W zespołach bardziej kreatywnych można pewnie poszaleć. Ja to często widzę, że ekipy które na co dzień pracują w sposób bardziej nieformalny, nad zadaniami wymagającymi większej wyobraźni itp. lubią wchodzić w scenariusze, które te skille wykorzystują. Coś namalować, wyżyć się artystycznie. Jednak dla zespołów bardzo ustrukturyzowanych, pracujących na analitycznych, matematycznych skillach, pewnie unikałabym tych szalonych czy bajkowych scenariuszy. Wielu z nas coachów i Scrum Masterów pewnie w swoim życiu usłyszało, że dany zespół nie chce rozmawiać jaką księżniczką dzisiaj jest. Nie ma lepszych czy tych idealnych scenariuszy – dobrze jest znać kilka i wybierać według potrzeb.
Dawid
Rób retro i wsłuchuj się w głos/bóle zespołu
Pewnie sobie teraz myślisz drogi słuchaczu, że to nie jest zbyt wyszukana rada – Co zrobić żeby polepszyć swoje Retro – rób Retro. Daj mi szanse, bo jest w tym sens. Sama retrospektywa, nie jest spotkaniem najłatwiejszym do przeprowadzenia, i z tym się mogę zgodzić. Jeśli robimy Retro raz do roku, są takie przypadki, raz na kwartał, są takie przypadki to faktycznie, unikamy niewygodnego dla nas kontekstu ale jednocześnie uniemożliwiamy sobie naukę jak Retrospektywę prowadzić. To trochę jak z bieganiem. Jeśli nie wygraliśmy na loterii genów i pierwszy trening biegowy sprawia nam duży dyskomfort, to aby sukcesywnie zmniejszać dyskomfort, nawet do 0, możemy jedynie jeśli będziemy kontynuować regularny trening. Jeśli przebiegniemy 10 km w styczniu, a kolejne 10 km w kwietniu, a kolejne 10 km w lipcu to ten dyskomfort będzie cały czas na takim samym poziomie. Także rób Retro aby nauczyć się Retro i wsłuchuj się w bóle zespołów. Każdy zarzut w stronę tego spotkania to trop do tego jak to spotkanie poprawić. Więc nie rezygnuj przy pierwszym marudzeniu zespołu tylko pogrzeb, dopytaj, pogłębiaj i dojdź do przyczyn źródłowych.
Kaja
Zadbajmy o jasne zasady spotkania.
Powiedzieliśmy o stworzeniu kontraktu zespołowego, ale same wydarzenie tez musi mieć jasne zasady. Kto powinien i kto może w nim uczestniczyć, jaka będzie jego struktura, jakie zachowania tolerujemy, a jakich nie. Często zapominamy o realnym ustaleniu zasad spotkań nawet tak prostych jak zasada Las Vegas czy ELMO – (enough let’s move on). Ważne jest wiedzieć, jak dbamy o to by każdy mógł zabrać głos w sposób komfortow. Czy potrzebujemy głosowań, czy chcemy mieć jakieś zasady zbierania tematów w ciągu samego Sprintu na bieżąco, czy widujemy się na żywo czy online, kogo chcemy zaprosić itp. Dobrze jest to ustalić na początku współpracy ale też od czasu do czasu zweryfikować.
Dawid
Zwróć uwagę na działania po spotkaniu
Wiecie, Retrospektywa nie jest najbardziej komfortowym spotkaniem. Szczególnie jeśli podczas rozmowy wychodzą problemy we współpracy, problemy relacyjne w zespole. Nie ma łatwiejszej drogi do zrażenia zespołu niż mówienie, uzewnętrznianie się przez 3 godziny. Po to tylko żeby nic się nie zmieniło. Mówimy o procesach, o wzajemnej współpracy po to aby wprowadzić improvementy. To znaczy, że należałoby zdecydować jakie akcje podejmiemy w związku z tym. Co więcej, warto je zaplanować, możemy to wrzucić w nasz Backlog. Zaplanujmy też kiedy i w jaki sposób sprawdzimy czy faktycznie podjęte przez nas działania miały sens i realnie wpłynęły na poprawę sytuacji. I nie chodzi tutaj o jakieś super zaawansowane rozwiązania. To znaczy też, ale nie bagatelizujmy wagi małych usprawnień. Znam zespół który wprowadził usprawnienie w postaci nie planowania spotkań na zakładkę. Dbano o bufor 5 minutowy. Czyli spotkanie normalnie skończyłoby się o 12:00 i kolejne spotkanie zaczęło by się o 12:00. A po usprawnieniu jedno spotkanie kończy się o 11:55, drugie zaczyna się o 12:00. Niby tylko 5 minut, a robi robotę.
Kaja
Start Small
Jeśli w twoim zespole nie macie jeszcze wyrobionej praktyki regularnego spotykania się i szukania usprawnień, to pamiętaj – nie od razu Rzym zbudowano! Zacznij od małych kroczków i miej w sercu zasadę KISS czyli Keep it Simple Silly! Na pierwsze spotkanie zaproponuj zespołowi podstawowe zasady, nie planuj tez tego spotkania od razu na 3 godziny. Wybierz jeden z prostszych scenariuszy np. Start – Stop – Continue. Skupcie się na jednym problemie i wypracujcie jedną akcję. Zbierz po takim spotkaniu feedback i zaplanuj kolejne. Robiąc co w twojej mocy by faktycznie ta jedna akcja doszła do skutku. Ważne jest by zespół widział wartość z takiego spotkania, realna zmianę czy eksperyment, który ma spowodować, że coś będziemy robić inaczej niż do tej pory.
I co, to by było na tyle. Chcesz coś dodać Dawid?
Dawid
W sumie to mam jeszcze kilka rzeczy. Po pierwsze – nie czekajcie ze swoim feedbackiem do Retro. Pracujcie w jak najkrótszych pętlach informacyjnych, nie marnujcie okazji do udoskonaleń.
Trochę z Kają dyskutowaliśmy o sposobach na Retro i to jest esencja tego od czego zaczęlibyśmy my gdyby się okazało, że teamy z którymi robimy Retro podchodziły do niego jak pies do jeża ale to nie żadna wiedza tajemna, więc filtruj przez swoje własne doświadczenia. Możesz nawet użyć tego scenariusza – „jaką jesteś księżniczką”, chociaż nawet wróżbita Maciej nie jest w stanie przewidzieć co z tego będzie ? Żartuję – bądź jak Bear Gryls – Improve, Adapt, Overcome!